مقالات موجود

تجزيه و تحليل فرصت ها و چالش هاي استفاده از برنامه ريزي منابع سازماني(ERP)

Abstract

Increasing and complexity of competitive in various business areas, causes that Manufacturer and service provider to have to use processes and new information technology in their organization. By this way they want to increase the quality and quantity of products and reduce the final product and service prices, and ultimately to achieve use satisfaction. By this means many of manufacturer and organizations trends is to use Enterprise resource planning software or Integrated Total Systems. Many pioneer manufacturer and service providers were success in applying this software, although some of them failed to deploy these systems in his organizations.

In this paper we attempted to discuses about the tread and opportunity during implementation and deployment and demonstrate some factors related to success implantation and deployment this software in organizations.

Keywords: Enterprise Resource Planning, Measurement, ERP opportunities and threats, ERP advantages and disadvantages.

چکيده

افزايش و فشردگی رقابت در عرصه های مختلف کسب و کار، توليد کنندگان و ارايه دهندگان خدمات را ناچار ساخته با بگارگيری روش ها و استفاده از فناوري های نوين، از يکطرف به افزايش کيفيت و کميت و از طرفی به کاهش قيمت و زمان عرضه بپردازند و در نهايت حداكثر رضايت مشتريان در بازار را بدست آورند. به همين منظور بسياري از سازمان ها و توليدكنندگان گرايش بسياري براي بكارگيري نرم افزارهاي برنامه ريزي منابع سازماني و يا سيستم هاي جامع و يكپارچه پيدا نموده اند. در اين راستا سازمان هاي پيشرو در استفاده از اين فنآوري بعضاٌ موفق بوده اند در صورتي كه اكثر اين سازمان ها در استقرار چنين سيستم هايي با شكست مواجه شده اند.

در اين مقاله سعی شده به تفصيل در مورد فرصت ها و تهديدات پياده سازی سيستم هاي برنامه ريزي منابع سازماني (ERP)و همچنين معيارهاي موفقيت و شكست پياده سازی اين سيستم ها پرداخته شود.

واژه های کليدی: برنامه ريزی منابع سازمانی، اندازه گيری، فرصت ها و تهديدات ERP، مزيت و معايب ERP .

به منظور مديريت منابع سازماني، از 40 سال پيش تا کنون سيستم های گوناگونی بکار گرفته شده است. در ابتدا سيستم های برنامه ريزي احتياجات مواد((MRP با تکيه بر درخت سياهه مواد(BOM) براي برنامه ريزی و سفارش مواد ارايه و مورد استفاده قرار گرفتند، اما در دهه 1980 به دليل پوشش ندادن ساير منابع کنار گذاشته شدند. پس از آن سيستم برنامه ريزي منابع مواد(MRPII) که قادر به مديريت اکثر منابع سيستم بود جايگزين آنها شد. اما طی ساليان و با ظهور ابزارهای جديد اتوماسيون فرايند مديريت توليد، نتايج و تصميم گيری هاي MRPII ديگر پاسخگوی نيازهای جديد نبود و جای خود را به سيستم های برنامه ريزی جامع منابع سازمان ياERP داد.

برنامه ريزی منابع سازمانی(ERP)، در عمل با هدف برنامه ريزی برای مديريت متمرکز منابع سازمانی پياده سازی می شود. تمام تلاش معماریERP، يکپارچه کردن کليه دپارتمان ها، بخش ها و عمليات سراسری يک سازمان و قرار دادن سيستم مديريت آن ها در يک کامپيوتر مرکزی ميباشد که قرار است به کليه نيازهای بخش های مختلف رسيدگی کند. در واقع هدفERP ترويج فرهنگ استفاده از بسته های نرم افزاری به جای نرم افزارها و سيستم های نوشته شده به طور اختصاصی برای مشتريان می باشد. پياده سازیERP در يک سازمان معمولا با دشواري های زيادی همراه است. برخی از اين دشواري ها عبارتند از: هزينه های زياد پياده سازی، ايجاد تغييرات اساسی در سيستم های قديمی و نياز به آموزش پرسنل برای کار با سيستم جديد و انتظار برای بازگشت سرمايه. ولی يک سيستم خوبERP همراه با يک راهبرد مناسب و کمی شکيبايی به پاداش های بزرگی برای مديران سازمان و پرسنل آن منجر می شود. هر شرکت پيش از معماری ERP نياز به مهندسی مجدد ساختار سازمانی خود و نقش هاي جاري در آن دارد، نقش ها بايد دوباره تعريف شوند و عمليات کليدی سازمان مجددا ساماندهی شوند. به همين دليل در ميان انواع سيستم های نرم افزاری در صنعت فنآوري اطلاعات، برنامه ريزي منابع سازماني(ERP) اصطلاحا زيربنای نرم افزاری ناميده می شود و بخش های متنوعی از فرايند کسب و کار همچون برنامه ريزی کالاها و فراورده ها، فروش، توليد کارخانه ای و خريد مواد خام را در برمی گيرد[1]. انتظارات سازمانی که به هنگام پياده سازیERP مطرح مي شوند، عبارتند از: ساده سازی ساختار سازمان، بهسازی فعاليت های سازمان، اصلاحات و تحول در کليه سطوح سازمان، دسترسی همزمان و سريع به اطلاعات مورد نياز، کارايی در مقياس بزرگ و کاهش هزينه ها[3]. به عنوان نمونه از مهمترين مزاياي پياده سازی اين سيستم را مي توان در يکپارچه سازی داده های سيستم، بهبود و سرعت پاسخگويی به مشتريان و ارتباط بموقع با عرضه کنندگان مواد دانست.

مزايايی که در پياده سازی سيستم ERP وجود دارد و اکثر شرکت ها و موسسات را به سمت پياده سازی اين سيستم جلب كرده است، عبارتند از[6] [7]:

• حذف سيستم های قانونمند، غيرقابل انعطاف و پرهزينه

• افزايش امکان دستيابی به داده ها برای اتخاذ تصميمات تجاری و كسب و كار

• بروز رسانی زير ساختار IT

• کاهش مستندسازي های کاغذی

• دريافت اطلاعات براساس يک نظم زماني

• دقت بيشتر در اطلاعات حاوی جزييات

• بهبود در کنترل هزينه

• بهبود در زمان پاسخگويی به مشتری

• بهبود مزايای رقابتی

• بهبود ارتباطات عرضه و تقاضا با مناطق و شعبات در سراسر جهان

• جود پايگاه داده يکتا برای مشتريان

• بهبود عمليات بين المللی

• بهبود دسترسی به اطلاعات و مديريت درون سازمان

• وجود فرمهای مبتنی بر وب

• بهبود برنامه ريزیهاي مختلف در سازمان

در ادامه به تفصيل به بررسی هريک از موارد فوق می پردازيم.

• حذف سيستم های قانونمند، غيرقابل انعطاف و پرهزينه

قبل از انتخاب سيستمERP يک موسسه ممکن است تعداد زيادی سيستم های قديمی در حال اجرا داشته باشد. حذف سيستم هايی با هزينه بالای نگهداری و پياده سازی يک سيستم يکپارچه و بروز برای موسسه می تواند باعث پيشرفت سازمان و پيدايش شرايط رقابتی شود.

• افزايش امکان دستيابی به داده ها برای اتخاذ تصميمات تجاری و كسب و كار

  داده های کليه قسمت های سازمان در درون يک پايگاه داده کامل و يکپارچه قرار داده می شود که توسط تمامی اعضای موسسه قابل دسترسی خواهد بود. سيستمERP بسياری از پايگاه داده ها را که اعضا سازمان براي اتخاذ تصميمات اداری از آنها کسب اطلاع می کردند را حذف کرده و باعث می شود تصميم گيران تمام اطلاعات مورد نياز خود را از طريق سايت های چندگانه، که کليه عمليات بخش های مختلف را در بر می گيرند، از روی ميز کار خود بدست آورند.

• بروز رسانی زير ساختار IT

پياده سازیERP باعث تغيير کامل چهره IT در سازمان می شود. سيستم هایERP به هنگام پياده سازی به تنظيمات جديدی از نرم افزار و سخت افزار نياز پيدا می کنند واين كار باعث می شود تا تنظيمات قديمی و چندگانه نرم افزار و سخت افزار که معمولا توسط بسياری از فروشندگان حمايت می شوند، حذف گردند.

• کاهش مستند سازی های کاغذی

مستند سازي های کاغذی به علت وجود امكانات و قالب هاي برخط برای ورود و بازيابی داده کاهش می يابند.

• دريافت اطلاعات بر اساس يک نظم زماني

اطلاعات به صورت روزانه و لحظه ای پردازش می شوند. اين کار اجازه دسترسی سريع به اطلاعات زمانبندی شده که نقش مهمی در تصميم گيری های بهتر و پاسخگويانه تر دارند را فراهم می سازد.

• دقت بيشتر دراطلاعات حاوی جزييات

با پياده سازیERP، داده ها تنها يکبار وارد سيستم شده که اين كار تاثير خطای انسانی در محيط سيستم های چندگانه را کاهش می دهد. در يک سيستم ERP تعامل ها را مي توان با جزييات بيشتر، به نحوی که برای ارايه گزارش و جلب نظر شنونده مناسب باشند، نگهداری کرد.

• بهبود در کنترل هزينه

به هنگام به کارگيری سيستمERP موسسات می توانند کنترل بهبود يافته ای بر روی هزينه های عملياتی خود انجام دهند. سيستمERP همه قسمت های سازمان را برای ضبط جزييات باهم يکپارچه می سازد، بنابراين اجازه کنترل بيشتری بر روی عمليات تجاری می دهد.

• بهبود در زمان پاسخگويی به مشتری

واحد ارايه خدمات به مشتريان به علت دريافت و پردازش سريع اطلاعات می تواند با سرعت بيشتری پاسخگوی مشتريان باشد.

• پاسخگويی سريع به عمليات تجاری و شرايط بازار

داده های عملياتی کاملی به منظور افزايش توان تصميم گيران در نشان دادن عکس العمل به تغييرات وجود دارد. داده ها به راحتی می توانند تجزيه و تحليل شوند تا عمليات تجاری سازمان را تنظيم کنند.

• بهبود مزايای رقابتی

مجهز شدن يك سازمان به سيستمERP مزايای رقابتی شرکت ها را با بهينه سازي فرايندهای تجاری و کنترل هزينه های آنها بهبود می بخشد.

• بهبود ارتباطات عرضه و تقاضا با مناطق و شعبات در سراسر جهان

سيستمERP جايگزين سيستم های قديمی می شود که ممکن است ارتباطات قابل اطمينانی را با تامين کنندگان نداشته باشد. فروشندگان ERP تحقيق و توسعه ای در جهت بهبود ارتباط با تامين کنندگان انجام داده اند که به تجهيز کردن انبار مورد نياز شرکت ها کمک می کند.

• وجود پايگاه داده يکتا برای مشتريان

اطلاعات مشتريان در يک پايگاه داده يکتا ذخيره و نگهداری می شود و اين کار باعث کاهش نگهداری رکوردهای تکراری شده، و اين امکان را برای کليه کاربران ممکن می سازد تا از طريق مجاري و سايت های مختلف به اطلاعات مشتريان بر حسب اجازه دسترسی خود راه يابند.

• بهبود عمليات بين المللی

سيستم ERP مجموعه ای از ساختارهای مالياتی، سيستم های انبارداری ، واحدهای پول چندگانه و حسابداری های دوره ای چندگانه را به چند زبان رايج حمايت می کند.

• بهبود دسترسی به اطلاعات و مديريت درون سازمان

سيستم ERP با توجه به اينکه مديران از هر مکانی در دنيا می توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند، جزييات آن را در داخل بانک هاي اطلاعاتی نگهداری می کند. ارايه گزارش های استاندارد و دلخواه مشتري می تواند اطلاعات لازم را در جهت حمايت از تصميات اداری و تجاری فراهم کند.

• فرم های مبتنی بر وب

سيستمERP به طور روزافزون برای استفاده از اينترنت در جهت دسترسی آسان به محدوده وسيعی از اطلاعات، در حال طراحی و توسعه شده است و هم اكنون مورد استفاده شركت ها و سازمان هاي امريكايي و اروپايي قرار گرفته است.

• بهبود برنامه ريزی

امکان تجزيه و تحليل و تهيه گزارش هايی که برای برنامه ريزی های طولانی مدت می تواند مورد استفاده قرارگيرد، توسط پياده سازیERP فراهم می شود[4].

داده های عملياتی کاملی به منظور افزايش توان تصميم گيران در نشان دادن عکس العمل به تغييرات وجود دارد. داده ها به راحتی می توانند تجزيه و تحليل شوند تا عمليات تجاری سازمان را تنظيم کنند.

• بهبود مزايای رقابتی

مجهز شدن يك سازمان به سيستمERP مزايای رقابتی شرکت ها را با بهينه سازي فرايندهای تجاری و کنترل هزينه های آنها بهبود می بخشد.

• بهبود ارتباطات عرضه و تقاضا با مناطق و شعبات در سراسر جهان

سيستمERP جايگزين سيستم های قديمی می شود که ممکن است ارتباطات قابل اطمينانی را با تامين کنندگان نداشته باشد. فروشندگان ERP تحقيق و توسعه ای در جهت بهبود ارتباط با تامين کنندگان انجام داده اند که به تجهيز کردن انبار مورد نياز شرکت ها کمک می کند.

• وجود پايگاه داده يکتا برای مشتريان

اطلاعات مشتريان در يک پايگاه داده يکتا ذخيره و نگهداری می شود و اين کار باعث کاهش نگهداری رکوردهای تکراری شده، و اين امکان را برای کليه کاربران ممکن می سازد تا از طريق مجاري و سايت های مختلف به اطلاعات مشتريان بر حسب اجازه دسترسی خود راه يابند.

• بهبود عمليات بين المللی

سيستم ERP مجموعه ای از ساختارهای مالياتی، سيستم های انبارداری ، واحدهای پول چندگانه و حسابداری های دوره ای چندگانه را به چند زبان رايج حمايت می کند.

• بهبود دسترسی به اطلاعات و مديريت درون سازمان

سيستم ERP با توجه به اينکه مديران از هر مکانی در دنيا می توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند، جزييات آن را در داخل بانک هاي اطلاعاتی نگهداری می کند. ارايه گزارش های استاندارد و دلخواه مشتري می تواند اطلاعات لازم را در جهت حمايت از تصميات اداری و تجاری فراهم کند.

• فرم های مبتنی بر وب

سيستمERP به طور روزافزون برای استفاده از اينترنت در جهت دسترسی آسان به محدوده وسيعی از اطلاعات، در حال طراحی و توسعه شده است و هم اكنون مورد استفاده شركت ها و سازمان هاي امريكايي و اروپايي قرار گرفته است.

• بهبود برنامه ريزی

امکان تجزيه و تحليل و تهيه گزارش هايی که برای برنامه ريزی های طولانی مدت می تواند مورد استفاده قرارگيرد، توسط پياده سازیERP فراهم می شود[4].

در پياده سازی سيستم ERP ممکن است با مشکلاتی مواجه شويم که نمونه ای از اين مشکلات به شرح زير می باشد[8]:

• کوشش و تلاش زياد در برابر نتيجه ای ضعيف

• استفاده اسباب بازی گونه از سيستم ERP

• درك ناقص از مفهوم يکپارچگی

• هزينه های پياده سازی

• ريسک های تعامل با يک فروشنده خاص

• مسائل امنيتی و دسترسي به اطلاعات

• فرهنگ همکاری و تعاون در سازمان

• تغييرات غيرمنتظره مديريتی

• مشکلات شرکت های عرضه کننده ERP

در ادامه بحث در مورد چالش هاي استفاده از سيستم هاييERP خواهيم پرداخت و در مورد هريك از موارد فوق دلايل خود را ارايه مي دهيم.

• کوشش و تلاش زياد در برابر نتيجه ای ضعيف

کوشش و تلاش برای پياده سازی بيش از آن چيزی است که تا به حال درمورد آن صحبت شده يا حتی تصور شده است. هنوز هيچ سازمانی شناسايی نشده که توانسته باشد زودتر از برنامه ريزی صورت گرفته و با هزينه ای کمتر از بودجه تعيين شده چنين سيستمی را پياده سازی کند.

• استفاده اسباب بازی گونه از سيستمERP

سيستمERP به خاطر غنا در کارآيی اصطلاح «اسباب بازی» پيدا می کند، چرا که استفاده کنندگان متوجه می شوند که سيستم جوابگوی تمامی نيازهای آن ها می باشد و ناگهان تمايل به استفاده از کل سيستم را پيدا می کنند و اين موضوع گاهي باعث عدول از حد و مرزهاي تعيين شده غير قابل کنترل گردد.

• درك ناقص از مفهوم يکپارچگي

کلمه يکپارچه درERP بدين معنی است که هر آنچه در يک ناحيه اتفاق بيفتد يک تاثير موجی شکلی در نواحی ديگر می گذارد. فهم اثرات فعاليت های يک ناحيه در نواحی ديگر در يک سازمان، چيزی نيست که در طول يک شب اتفاق بيفتد، بنابراين آموزش افراد برای کار با سيستم جديد نبايد تنها روی اين مساله که من چگونه کارم را انجام می دهم، متمرکز شود، بلکه بايد روی اين موضوع که تاثير کار من روی نواحی ديگر چه می باشد نيز توجه داشت که اين کار بسيار سخت است[5].

• هزينه های پياده سازی

پياده سازی سيستم هایERP به از بين بردن حد و مرز بودجه ها معروف است. بسياری از پياده سازی ها در حدود دهها ميليون دلار خرج برداشته اند و به طور متوسط در حدود ٢٥ درصد هزينه اضافه بر بودجه تعيين شده دربر داشته است[6]. بسياری از هزينه های پنهان، در نتيجه از بين رفتن برنامه ريزی بودجه بوجود آمده است. هزينه های پنهانی در فرآيند استقرار سيستمERP عبارتند از :

• يکپارچه سازی، آزمون و نگهداری: مرتبط ساختن ديگر فرم های نرم افزاری با سيستمERP و همچنينERP سفارشی (دلخواه) سازمان نيازمند يکپارچه سازی، آزمايش و نگهداری است. اين هزينه ها معمولا بيشتر از ميزان پيش بينی شده هستند.

• تبديل داده: تبديل داده های خام از يک سيستم قانونمند به يك سيستم ديگر می تواند يک کار طاقت فرسا باشد، اگر در مرحله تبديل داده ها متوجه شويم که داده ها در آن اندازه که انتظار می رفت خالص (خام) نيستند، فرايند تبديل داده ها طولانی تر و در نتيجه پرهزينه تر می گردد.

• جايگزينی بهترين و باهوش ترين افراد: تيم پياده سازیERP متشکل از يک گروه منتخب از افراد باهوش از دپارتمان سيستم اطلاعات و تجارت می باشد. زماني که پروژه عظيمERP بطور کامل استقرار می يابد آنها به يک دانش قابل توجهی دست می يابند که ممکن است اين افراد را به سمت ارايه مشاوره به ديگر شرکت ها و موسساتی که پروژه های مشابهERP دارند سوق دهد. لذا طراحي و داشتن يک برنامه نگهداشت نيروی انسانی از قبل الزامي است تا ضمن نگهداشت پرسنل با ارزش سازمان، اقدام به جذب نيرو و جايگزيني را طبق يك برنامه مدون نمود.

• انتظار برای بازگشت سرمايه(ROI): انتظار می رود ارزش سيستمERP از هزينه های صرف شده برای پياده سازی آن بالاتر رود، ممکن است زمان زيادی طول بکشد تا چنين سرمايه ای بازگشت داشته باشد. بعد از يک پياده سازی با ابعاد بزرگ که چندين نقطه در جهان را در بر می گيرد، مشکل می توان بازگشت سرمايه واقعی را تا زماني که سيستم برای مدتی کار نکرده و هنوز اصلاح و بهسازی بر روی آن صورت نگرفته، اندازه گيری کرد.

• فشارهای بعداز پياده سازیERP : به خاطر کارآيی ضعيف بعد از پياده سازی سيستمERP شرکت ها و موسسات ممکن است با افزايش هزينه های عملياتی مواجه شوند. در زمان استفاده از سيستم جديد، کارمندان همه چيز را از نظر عملکرد و ظاهر متفاوت با قبل می بينند و ممکن است دچار تغيير رفتار شوند، چرا که آنها همه چيز را قبلا طور ديگری انجام می دادند، بنابراين تا زماني که افراد در فرايندهاي جديد مهارت پيدا نکرده اند موسسه يا سازمان بايد انتظار کاهش کارايی را داشته باشد. گاهی اوقات کارکنان به دليل نياز به کار زياد با کامپيوتر تحت فشار قرار گرفته و آن را خارج از حد توانايی خود می بينند و اين وضعيت جديد را تحمل نکرده و محل کار خود را ترک می کنند.

• ريسک های تعامل با يک فروشنده خاص

سازمان ها نه تنها يک سيستم جديدERP را انتخاب می کنند بلکه يک ارتباط و همکاری طولانی مدت را با يک فروشنده نيز انتخاب می کنند. کارکردن با يک فروشنده سيستم، ريسک های زيادی همچون توسعه کند محصول، امکان ورشکستگی فروشنده و يا کمبود عکس العمل در برابر نيازهای سازمان دارد. البته بايد توجه داشت كه اجتناب از اين ريسك ها تا حد زيادي بستگي به تعامل با قروشنده و شرايط اجراي پروژه دارد.

• مسايل امنيتی و دسترسي به اطلاعات

سيستم هایERP حجم زيادی از اطلاعات را که توسط مديريت ارشد تا کارکنان خطوط نظارت مورد استفاده قرار می گيرد، جمع آوری می کنند. امنيت دسترسی به اطلاعات و اين که چه کسی تا چه سطحی امکان دسترسی به اطلاعات را داراست، از موضوعات قابل توجه در اين سيستم ها می باشد[4].

• فرهنگ همکاری و تعاون در سازمان

ERP بيشترين تاثير را بر فرهنگ همکاری در سازمان دارد که معمولاٌ به آن كمتر اهميت داده مي شود فرهنگ همکاری ترکيبی از دو عامل است:

- افرادی که در يک شرکت استخدام شده اند؛ ارزش شخصيتی آن ها، توانايي ها، عادت ها و ...

- نحوه کار موسسه، تمرکز، فرايند تصيم گيری، رفتار با کارمندان، ثبات و ...

برای اينکه يک موسسه در کار باERP موفق شود بايد فرهنگ همکاری خود را تغيير دهد و اين موضوعی نيست که در کوتاه مدت قابل انجام باشد. براي اين كار نياز به برنامه ريزي و آموزش نيروي انساني در دراز مدت خواهد بود.

• تغييرات غيرمنتظره مديريتی

قبل از پياده سازی سيستم ERP بايد افراد سازمان را با مسايلی از قبيل تغييرات مديريتی آماده کرد، چرا که اگر سيستمی به افراد يک شرکت تحميل شود به طوری که آنان نسبت به آن احساس مالکيت کمتری داشته باشند، افراد، آن سيستم را يا غرق می کنند و يا از دستيابی آن به ميزان سود دهی مورد انتظار جلوگيری می کنند.

• مشکلات شرکت های عرضه کنندهERP

علاوه بر موارد ذکر شده شرکت های عرضه کنندهERP خود نيز با مشکلاتی روبرو بوده اند که اين مشکلات می تواند در پياده سازی بروز كرده و بر خدمات رسانی اين شرکت ها تاثير نامطلوبی داشته باشد. فهرستی از اين مشکلات به شرح زير است:

 تغيير مديريت و آموزش

 برنامه ريزی ضعيف

 دست کم گرفتن مهارت IT

 مديريت پروژه ضعيف

 مشکلات تکنولوژيکی

 دست کم گرفتن منابع

 ناکافی بودن منابع

 ناکافی بودن ارزيابی نرم افزار

 عدم شناسايي تغييرات قبل از بحراني شدن

 نداشتن برنامه مديريت بحران و تهديدات

عوامل حياتی را می توان به صورت زير طبقه بندی کرد:

• حمايت مديريت سطوح بالا

• طرح تجاری و چشم انداز

• کار گروهی و تيمي

• فرهنگ سازي در سازمان

• ارتباطات موثر

• نظارت و ارزيابی

• حمايت مديريت سطوح بالا

حمايت مديريت سطوح بالا در طول دوره پياده سازی الزامي و حياتي است. پروژه بايد از طرف مديران ارشد سازمان تاييد شده و با استراتژی ها و اهداف تجاری همسو شود. مديريت ارشد بايد به طور عمومی و شفاف پروژه را به عنوان وظيفه ای با اولويت بالا براي تمام كاركنان سازمان معرفی کند.

• طرح تجاری و چشم انداز

در طول چرخه حيات ERP يک نقشه و چشم انداز شفافي برای تغيير جهت پروژه مورد نياز است. داشتن يک برنامه تجاری که مرز و محدوده استراتژی های ارايه شده و مزايا، منابع، هزينه ها، ريسک ها و محدوده زمانی را مشخص کند، بسيار حياتی و الزامي است. اين كار باعث تمرکز افراد بر مزايای کار می شود. بايد مدل واضح و روشني وجود داشته باشد تا مشخص کند سازمان در پشت تلاش های پياده سازی چگونه بايد عمل کند. برنامه تجاری، کار را ساده کرده و روی آن اجراي پروژه تاثير می گذارد.

• کار گروهی و تيمي

در چرخه حياتERP کار گروهی و تيمی بسيار مهم است. تيمERP بايد متشکل از بهترين افراد در سازمان باشد. اعضاي تيم بايد تركيبي از افراد و پرسنل داخلی و مشاورانی باشد که بتوانند توانايي های فنی را برای طراحی و پياده سازی گسترش دهند. هر دو تجربه تجاری و فنی برای موفقيت موثر مي باشند. پروژهERP بايد بالاترين و تنهاترين دغدغه اعضاي تيم باشد و حجم کاری آنها به گونه ای باشد که از عهده انجام آن برآيند. تا آنجا که ممکن است اعضای تيم بايد در يکجا و با امکانات کافی برای کارايی بيشتر با هم کار کنند.

• فرهنگ سازي در سازمان

زماني تصميم به اجراي استقرار سيستم ERP بگيريد كه سازمان شما آمادگي پذيرش تغييرات بنيادي و اساسي را داشته باشد. براي اين كار بايد ضمن انتخاب افراد مستعد و دادن آموزش هاي لازم، آنان را با اهداف و استراتژي هاي مورد انتظار آشنا نماييد. اجراي پروژه ERP مستلزم ايجاد تغييرات اساسي در فرايندها است كه اين امر با همكاري اين افراد و مشاوران امكان پذير است به شرط آنكه مديريت ارشد سازمان همواره حمامي و پشتيبان آن باشد.

• ارتباطات موثر

ارتباطات موثر نيز در پياده سازیERP بسيار حياتی هستند. انتظارات بايد در هر سطحی اعلام شوند، ورودي های کاربر بايد برای تامين نيازها، درخواست ها، عکس العمل ها و تاييديه ها مديريت شوند و پرسنل بايد پيشاپيش، از حوزه، اهداف، فعاليت ها و بهنگام سازي ها و تغييراتی که پيش خواهد آمد آگاهی يابند.

• نظارت و ارزيابی

آخرين عامل موفقيت در پياده سازيERP، نظارت و ارزيابی پروژه استقرارERP است. كنترل و رديابي اهداف به منظور دستيابي به آن ها مهم هستند. ميزان دستيابی به اهداف و برنامه بايد در مقايسه با اهداف پيش بيني شده پروژه اندازه گيری شوند. پيشرفت پروژه بايد به طور فعال و بر اساس اهداف تعيين شده نظارت و كنترل شود. مديريت پروژه بايد مجموعه ای از معيارهايی را تعريف و مستقر نمايد که در برابر تاريخ تکميل، هزينه و کيفيت، قابل اندازه گيری باشند. نظارت و بازخورد نتايج حاصل از اين كنترل شامل تبادل اطلاعات بين اعضای تيم پروژه و تحليل بازخورهای کاربر می شود[2][8].

نتيجه گيری

اجراي موفقERP مستلزم داشتن برنامه و استراتژي به همراه فرهنگ سازي و پذيرش تغييرات در سازمان است. حمايت مديريت ارشد و تامين بودجه كافي و برنامه ريزي اصولي از عوامل اصلي پياده سازي موفقERP محسوب مي شود. کار گروهی و همکاری و تعاون در پياده سازیERP، بين پياده سازان، فروشنده گان و مشاوران عامل موثری در موفقيتERP است. اعتماد در همکاری متقابل بسيار مهم است که اين امر ضامن همکاری اعضای تيم به صورت مطلوب می باشد. در چنين صورتی پياده سازی و اجرای پروژهERP به بهترين نتيجه ممکن خواهد رسيد.

با وجود مشکلاتی که در پياده سازی سيستم ERP وجود دارد، پياده سازی اين سيستم در سازمان هايی که بودجه کافی برای هزينه های آنرا دارند امری حياتی است. چرا که با پيشرفت سيستم های ارتباطی و اطلاعاتی، پاسخگويی سريع و رسيدگی به نيازهای مشتريان در اسرع وقت، بايد از اولين اهداف يک سازمان باشد.

[1] مجله شبکه، خرداد1382- چکيده دو مقاله به قلم کريستوفر کوچ از cio.com و مک ويتی از نشريه Network Computing.

بازگشت به صفحه اصلي